法務專欄

合同法律風險防范指南:從合同訂立到履行

2020年08月26日  轉摘自:微信公眾號“法務人俱樂部”

    簽訂一份內容齊備、詳盡完善的合同并不代表沒有任何風險,在合同的實際簽訂過程中不把控合同內容風險,再好的合同也如同廢紙。因此,合同必須要保證雙方依約履行,避免合同風險后果的擴大化,減少自身損失。那么從合同訂立到履行等需要注意哪些事項呢?
一、訂立合同時的注意事項
    1.妥善保管商務合同
    完備的書面合同對于保證交易安全乃至維系與客戶之間的長久關系十分重要。盡可能與客戶簽署一式多份的書面合同,建議保持多份合同內容的完全一致并妥善保存。
    2.妥善保管合同履行中的各類資料
    合同履行過程中雙方變更合同內容,包括數量、價款、交貨、付款期限等現象較多,為避免紛爭,建議妥善保管對于證明雙方之間合同具體內容具有證明力的下述資料:與合同簽訂和履行相關的發票、送貨憑證、匯款憑證、驗收記錄,在磋商和履行過程中形成的電子郵件、傳真、信函等資料。
    3.正確使用企業印章
    建議完善有關公章、合同章、財務章等的保管、使用制度,杜絕盜蓋、偷蓋等可能嚴重危及企業利益的行為。在簽署多頁合同時加蓋騎縫章并緊鄰合同書最末一行文字簽字蓋章,防止少數缺乏商業道德的客戶采取換頁、添加等方法改變合同內容侵害權益。
    4.對外授權要明確詳細
    業務人員對外簽約時需要明確授權。建議在有關介紹信、授權委托書、合同等文件上盡可能明確詳細地列舉授權范圍,以避免不必要的爭議。業務完成后盡快收回尚未使用的介紹信、授權委托書、合同等文件。
    5.告知客戶業務人員離職情況
    企業業務人員離開企業后,建議在與其辦理交接手續的同時,向該業務人員負責聯系的客戶發送書面通知,告知客戶業務人員離職情況。
    6.定金和訂金勿用錯
    在簽訂合同時可能為了確保合同履行而要求對方交付定金,由于“定金”具有特定法律含義,請務必注明“定金”字樣。如果使用了“訂金”、“保證金”等字樣并且在合同中沒有明確表述一旦對方違約將不予返還,一旦己方違約將雙倍返還的內容,法院將無法將其作為定金看待。
    7.保證擔保務必表述明確
    如果業務需要對方提供保證擔保的,在與相關客戶簽署保證合同時請務必表述由保證人為債務的履行提供保證擔保的明確意思,避免使用由對方“負責解決”、“負責協調” 等含義模糊的表述,否則法院將無法認定保證合同成立。
    8.注意保證期間和保證方式
    如若為了業務需要向他人提供保證擔保。無論是債權人還是保證人,建議在簽署保證合同時寫明保證期間起止點。若與對方約定的保證期間長于三年,法律將視保證期間為三年。若無明確約定,法律將視保證期間為主債務履行期屆滿之日起六個月。雖然選擇“連帶保證”還是“一般保證”取決于與客戶之間的談判磋商,但保證合同中務必寫明“連帶保證”或者“一般保證” 字樣。若無明確約定,法院將認為是連帶責任保證。
    9.及時提起訴訟和仲裁
    若是債權人,采取“一般保證”方式 的保證合同所擔保的債務到期后沒有償還的,務必在保證期間內向債務人和保證人提起訴訟或者仲裁。采取“連帶保證”方式的保證合同擔保的債務到期后沒有償還的,務必在保證期間內以可以證明的有效方式向保證人明確要求其立即履行擔保義務。若沒有在保證期間內行使權利,保證人將免除對我方的擔保責任。
    10.抵押擔保勿忘及時登記
    若業務需要對方提供抵押擔保的,建議在簽署抵押合同時立即與客戶到有關登記機關辦理登記手續。僅有抵押合同而沒有辦理登記手續將可能使權益喪失實現的基礎。不必要的拖延和耽擱將可能使權利劣后于在之前辦理登記手續的其他企業。若客戶在簽署抵押合同后拖延、拒絕協助辦理抵押登記手續的,建議盡快向法院起訴請求法院幫助,強制辦理登記手續。
    11.質押擔保勿忘及時交接
    若業務需要對方提供質押擔保的,建議在簽署合同時立即與客戶辦理質押擔保物或者權利憑證的交接手續。僅僅簽署質押合同而沒有實際占有質押物的,法院將無法保護實現質押權的請求。
 
二、合同履行過程中的注意事項
    12.企業換人不影響合同履行
    無論是單位改變名稱、企業股權易手,還是法定代表人、負責人、經辦人變更,都不能成為不履行合同的理由,這也是維系與企業商業信譽的重要保證。
    13.銀行結算更靠譜
    在確定付款方式時,無論付款方還是收款方,除了金額較小的交易外,可盡量通過銀行結算,現金結算可能會帶來不必要的麻煩。
    14.驗收異議及時書面提出
    購進貨物是企業經營的日常業務,當驗收貨物時,發現貨物不符合合同約定的,務必在法律規定或者合同約定的期限內盡快以書面方式向對方明確提出異議。不必要的拖延耽擱,將可能導致喪失索賠權。
    15.商業秘密一定要保護
    在磋商、履行合同過程中,經常不可避免地接觸到交易伙伴的商業信息甚至是商業秘密,請在磋商、履行合同乃至履行完畢后務必不要泄露或者使用這些信息,否則將可能承擔相應責任。
    16.及時行使不安抗辯權
    在合同履行過程中,若有確切證據證明對方經營狀況嚴重惡化、轉移財產或者抽逃資金以逃避債務、喪失商業信譽、有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形的,可以及時通知對方中止履行我方依照合同約定應當先履行的義務,等待對方提供適當擔保。中止履行后,對方在合理期限內未恢復履行能力并且未提供適當擔保的,我方可以解除合同。
    17.解除合同注意期限
    若客戶通知解除合同而我方對此存在異議,如果合同中約定了異議期限,務必在約定期限內向對方以書面方式提出。若在約定期限屆滿后才提出異議并向法院起訴的,法院將無法支持;如果合同中沒有約定異議期間,務必在解除合同通知到達之日起三個月內向法院起訴,否則法院將不能支持合同解除的異議。
    18.及時采取措施防止違約損失擴大
    若客戶違約,不管是什么理由,都應該及時采取措施,防止損失擴大,由此產生的合理費用將由違約方承擔。若消極對待、放任損失的擴大,對于擴大的損失法院將無法予以保護。
    19.時刻注意訴訟時效
    客戶拖欠貨款現象在企業經營過程中時有發生,注意法律關于訴訟時效的規定,向法院請求保護民事權利的訴訟時效期間一般為三年。可能出于維系與客戶關系等因素不愿意在三年內采取提起訴訟、仲裁等激烈措施,為了保護權利不至于因為時間流逝而喪失,可以在訴訟時效期間屆滿前以向對方發送信件或者數據電文等可以證明我方主張權利的有效方式進行處理且我方的信件中務必要有催請盡快支付拖欠貨款的內容。

(公司風險管理部供稿)

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